Uma das melhores dicas de produtividade é planejar sua semana, principalmente se você tiver muitas reuniões. A boa notícia é que você pode agendar várias reuniões do Zoom com antecedência. No entanto, não é possível ter duas ou mais reuniões ao mesmo tempo.
Neste artigo, explicaremos tudo o que você precisa saber sobre o agendamento de reuniões do Zoom.
Agendamento de reuniões múltiplas
Quando se trata de agendar reuniões que acontecem em horários diferentes, não há limites. Como você sabe, cada reunião tem seu próprio ID individual. Portanto, basta enviar um convite aos demais participantes. Esta é a maneira mais rápida de agendar uma reunião:
- Faça login para ampliar.
- Toque no ícone Programar.
- Digite o nome ou o tópico da reunião.
- Selecione a data e a hora.
- Insira a duração da reunião.
- Selecione seu fuso horário.
- Selecione o calendário que deseja usar para agendar a reunião. Você pode usar o Google Agenda, Outlook ou qualquer outra agenda que costuma usar.
- Para confirmar a reunião, clique em Salvar.
Infelizmente, não há atalho para agendar reuniões diferentes de uma vez. O aplicativo assume que nem todas as suas sessões de Zoom têm a mesma duração, tópico, etc. Portanto, você terá que repetir esse processo para todas as reuniões que deseja agendar (se elas tiverem detalhes diferentes).
No entanto, se você deseja agendar reuniões recorrentes, nós ajudamos você. Se você tem uma reunião de equipe toda quarta-feira às 10h, isso não significa que você terá que passar por esse longo processo todas as semanas. Na próxima seção, mostraremos como agendar esse tipo de reunião com até um ano de antecedência.
Como agendar reuniões recorrentes
Agendar reuniões recorrentes significa que você pode agendar mais reuniões com a mesma ID de reunião. Isso também significa que todos os detalhes, como hora e duração, serão os mesmos.
Você pode escolher se deseja que a reunião seja realizada diariamente, semanalmente ou mensalmente. Dessa forma, você pode fazer sua programação trimestral ou até anual de uma só vez. Lembre-se de que o ID da reunião expira após um ano. Mesmo que você possa ter tido a reunião todas as semanas por 52 semanas, você terá que agendá-la novamente.
Você pode usar o Google Agenda e o Outlook para agendar reuniões recorrentes. Isso pode ser feito em seu telefone ou laptop. Mas recomendamos o uso de um desktop, pois é mais rápido.
calendário do Google
O Google Agenda é a ferramenta mais popular entre os usuários do Zoom. Veja como usá-lo para agendar reuniões recorrentes:
- Faça login para ampliar.
- Toque no ícone Programar.
- Clique nas configurações da sua reunião.
- Selecione a reunião recorrente.
- Clique no botão Salvar e abra o Google Agenda.
- Faça login em sua conta do Google.
- Permita que o Zoom acesse sua conta.
- O Google Agenda criará um evento com os detalhes da reunião do Zoom.
- Abra o menu suspenso abaixo do horário da sua reunião.
- Selecione a opção de recorrência desejada.
- Clique em Salvar.
Ao abrir o menu suspenso, você poderá escolher entre diferentes opções de recorrência. Você pode escolher se deseja que a reunião seja realizada diariamente, semanalmente ou mensalmente. Você também pode agendar a reunião para todos os dias úteis, todas as quartas-feiras ou até mesmo todas as primeiras quintas-feiras do mês.
Caso não encontre a opção desejada, clique em Personalizar e crie outra opção.
Panorama
Por outro lado, se você estiver usando a agenda do Outlook, aqui está o que você deve fazer:
- Faça login para ampliar.
- Toque no ícone Programar.
- Clique nas configurações da sua reunião.
- Selecione a reunião recorrente.
- Clique no botão Salvar e abra o Calendário do Outlook.
- Selecione sua reunião e toque em Recorrência.
- Selecione a opção de recorrência desejada.
- Clique em Ok.
Os usuários do Outlook têm três parâmetros. Você pode escolher a frequência das reuniões (mensal, semanal, etc.), o intervalo e os dias específicos em que deseja que a reunião seja realizada.
Cronograma, Cronograma, Cronograma
Esperamos que este artigo tenha ajudado você a agendar reuniões do Zoom com mais rapidez e facilidade. Como o agendamento é essencial para organizar seu tempo e recursos. O melhor do Zoom é que ele é compatível com várias ferramentas organizacionais e calendários.
Como você costuma programar suas reuniões? Você já teve problemas para agendar várias reuniões no Zoom? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo.